Företag strävar ständigt efter att utveckla och modernisera sin verksamhet så att produktionen ska fungera så optimalt som möjligt. Dock ser vi att de mer traditionella arbetsuppgifterna, inom administration och ekonomi, ofta hamnar efter i förbättringsarbetet och hos många företag fortlöper arbetet manuellt.
Med den rådande pandemin och kraven på hemarbete, har den manuella hanteringen av de administrativa arbetsuppgifterna ställts på sin spets. Processerna hanteras fortfarande ofta manuellt och många av arbetsuppgifterna är personberoende.
Smarta digitala verktyg för effektivare processer har utvecklats i årtionden. Både företagets ledning och verksamhet drar nytta av en förbättrad teknik samt metoder för virtuell interaktion och stöd för rätt beslut.
Pandemin öppnar för transparens
Under Coronapandemin avslöjas det, om det finns, allvarliga svagheter hos ekonomiavdelningarna.
Den mest akuta problematiken, när en nyckelmedarbetare tvingas stanna hemma i karantän, finner vi i uppgifter som inte kan utföras utanför kontorets fysiska miljö, till exempel den enkla uppgiften som att öppna post med inkommande leverantörsfakturor.
Har företaget råd att inte hantera vardagsuppgifter under en pandemi och låta ekonomiavdelningen ligga nere?
Hur fördelas roller och uppgifter? Brist på både fördelning och delegering bromsar arbete om en kollega på ekonomiavdelningen är i hemmakarantän. Med medarbetare som innehar unik kompetens och ansvarsområde, ökar även risken med att inte kunna hålla tidplaner. Om tex kundinbetalningar förblir obokade i affärssystemet, kan företaget tappa kontrollen över obetalda kundfakturor och inbetalningar uteblir, något som i sin tur påverkar kassaflödet. Dessutom, kommer kunderna bli irriterade om verksamheten påminner om obetalda fakturor som faktiskt redan är betalda. Ditt företags trovärdighet kan minska drastiskt!
Att låta ekonomiavdelningen ligga nere påverkar inte bara ekonomiavdelningen utan detta kan medföra konsekvenser för hela verksamheten samt företagets likviditet, något som kan göra hela företaget sårbart.
Identifiering av risker
Som chef för ekonomiavdelningen behöver du se över situationen för respektive arbetsuppgift och om risk identifieras så behöver den hanteras innan det eskalerar. Ställ dig frågan om ni saknar metoder, processer och teknikstöd som gör ekonomiavdelningen, eller kanske t o m hela organisationen, sårbar när medarbetare inte fysiskt kan vara på kontoret?
Kärnfrågan är "Har vi en risk?"
Ge ett ärligt svar på frågan och genomför de nödvändiga förändringarna som behövs, istället för att ta risken och behöva rapportera en incident till ledningen.
Gamla traditionella arbetssätt kontra
moderna processer och smart teknik
Här nedan följer några exempel på vad som karakteriserar den traditionella ekonomiavdelningen respektive den mer moderniserade avdelningen.
Traditionell:
- Tekniken är gammal och stöttar inte effektivare flöden;
- Processer är uppdelade och ses inte som en helhet varpå vinning av processtyrning minskar;
- Bristfällig dokumentation av processer, metoder och rutiner;
- Okunskap hos medarbetarna för att kunna, och eventuellt ovilja, att modernisera;
- Manuellt arbete;
- Inga e-signaturer implementerade.
Moderniserad:
- Alltid uppdaterad teknik med säker molntillgång;
- Processtyrning;
- Digitaliserade processer och metoder;
- Välorganiserad dokumentation i elektroniskt format;
- E-signering (för interna och externa ändamål).
Hur ser arbetet på er avdelning ut?
Viktiga faktorer vid "uppgradering" av ekonomiprocesser
För att uppnå en modern och effektiv ekonomiavdelning är, två av de viktigaste faktorerna, att processer och arbetsuppgifter blir personoberoende och att medarbetarna kan utföra arbetet utanför kontorets gränser. Vägen dit är att fastställa definierade roller och ansvarsområden, med stöd av moderna verktyg, i en säker molnlösning.
Dessa två faktorer får positiv effekt även på andra områden:
- Att olika arbetsuppgifter kan utföras av flera medarbetare på ekonomiavdelningen och därmed minska avdelningens sårbarhet samt öka dess flexibilitet;
- Att kunna utföra arbetet var som helst, med hjälp av säkra digitala lösningar samt minska företagets risk för att inte kunna leverera.
Gör-det-själv kontra outsourca till experter
Befinner ni er i en situation där en förändring krävs, finns det två vägar att gå. Du kan investera i nödvändig teknik på egen hand men det kan vara svårt att få tiden att räcka till för ett sådant viktigt projekt när fokus samtidigt ligger på de dagliga arbetsuppgifterna och leverans.
Väljer ni att göra denna resa internt, behöver ni också säkerställa att ni bygger kompetens i hur den nya tekniken fungerar samt att de nya processerna följs och att medarbetarna inte faller tillbaka till gamla rutiner och arbetssätt.
En annan väg att gå, för att modernisera och digitalisera ekonomiavdelningen, är outsourcing. Genom att samarbeta med en tredje part får du tillgång till specialistkunskap inom alla ekonomiprocesser. Med rätt partner får ditt företag tillgång till både effektiv metodik och smart teknik som dessutom genomgår kontinuerlig utveckling.
Läs gärna: Rexcell – en digital implementering.
Avslutningsvis
När nyckelpersoner i en traditionellt organiserad ekonomiavdelning, fysiskt inte kan vara på kontoret och inte kan utföra sina arbetsuppgifter kan det leda till stora konsekvenser och ekonomiska problem för företaget!
En lösning är att uppgradera den traditionella ekonomiavdelningen genom att modernisera den med smarta och säkra digitaliserade verktyg, vilket medför effektivare och säkrare processer.
Att lämna det gamla för framtiden kan vara en tidskrävande resa så varför inte ta hjälp av en samarbetspartner. En partner inom ekonomioutsourcing säkerställer att den moderna tekniken används optimalt och att processerna är effektiva och kvalitativa.
All implementering kan ske digitalt. Du behöver inte vänta tills pandemin är över.
Tänk på att resan mot en digital och smart ekonomiavdelning inte begränsas till den rådande Covid-19 pandemin utan förändringen kommer också att ge ert företag ett bra grund för framtiden.
