Minskad kostnad, ökad automatisering, bättre system och smartare metoder - Dina anledningar till outsourcing av ekonomifunktionen kan vara många. Som CFO kan det vara lätt att vilja ha alla de positiva effekterna snabbt.
Låt oss titta på några vanliga misstag som kan medföra att de positiva resultaten dröjer.
Oavsett vilka förbättringar vi vill uppnå med outsourcing ligger stora delar av arbetet i att göra "rätt" förberedelser. Valet av outsourcingpartner ligger naturligtvis högt upp på listan men att inte först genomför den interna analysen av företagets behov, den s k "hemläxan", vore ett misstag.
Första steget av hemläxan är att klargöra verksamhetens behov, både nuvarande och framtida. Kommer outsourcing av ekonomiavdelningen att kunna möta dessa behov samt bidra till att företagets mål och vision uppnås?
När behoven är satta är det viktigt att hitta en outsourcingspartner vars tjänsteutbudet är i linje med företagets mål och visioner. Om skillnader mellan outsourcingpartnerns leverans och företagets behov upptäcks först efter produktionssättning kan det skapa praktiska problem och förseningar samt snabbt öka kostnadsnivån för företaget.
Min erfarenhet är att företag som genomför en grundlig förberedelse har bättre förutsättningar för en framgångsrik outsourcing.
Organisation och System
Ett misstag är att vilja för mycket på samma gång. Det kan vara frestande att, när man ändå håller på att flytta över processer till en outsourcingpartner, även passa på att byta t. ex. IT-system.
Det är lätt att vilja göra för mycket på en gång och med en stor omstrukturering av organisationen, i kombination med systemutbyte, ökar risken. Vi ser ofta att det lönar sig att sakta ner och ta nödvändiga tekniska uppgraderingar vid separata tillfällen. Oavsett måste IT-avdelningen, från båda parter, vara en del av outsourcingprojektet redan från de första förberedelserna. Annars kan Ni stöta på praktiska hinder, som t. ex. att den nya partnern inte har behörighet till berörda system och därmed inte kan utföra arbetsuppgifterna.
Lämna över allt ansvar
Misstag som ingen vill göra är att släppa ifrån sig hela implementeringsprojektet till outsourcingföretaget så snart avtalet är signerat. Båda parter bör vara en del av projektet för att nå uppsatta mål. Förutom tid, kräver ett väl genomfört projekt, en god och tydlig kommunikation mellan parterna.
Ett beprövat tillvägagångssätt är att utse specifika nyckelpersoner i verksamheten för att interagera med partnern under projektperioden. Att inte ha förståelse för kommunikationsbehovet, under implementationsprojektets gång, kan resultera i att nyckelpersoner säger upp sig. Vilket kan medföra onödiga kvalitetsutmaningar och resultera i en dålig start på samarbetet.
Läs gärna även vår blogg: Vilka företag kan outsourca?
Mänskliga aspektet
Det är lätt att underskatta hur förändringar i organisationen påverkar de anställda och de anställdas anpassningsförmåga är ytterligare en komplexitet i förändringsarbetet. Här finns det en risk att företagsledningen inte lyckas "sälja" in de nya uppgifterna och ansvarsområden som en outsourcing innebär. Vissa anställda kan ha problem med att släppa sina gamla uppgifter, arbetssätt och metoder. I värsta fall kan de anställdas attityd innebära att företagsledningens mål med outsourcing inte uppnås.
Vi ser att ett vinnande koncept är ett engagerat ledarskap som inspirerar personalen att släppa det gamla och ta sig an det nya!
Underskatta inte den tid som fackliga förhandlingar kan ta vid en omstrukturering.
För stort fokus på besparingar
Ser Du outsourcing som ett snabbt sätt att spara pengar? Då finns det risk att Du förlorar ett antal andra positiva effekter som kommer med ett partnerskap och långsiktigt samarbete mot förbättringar:
- Smartare arbetsprocesser
- Automatisering och robotisering
- Bättre kvalitet och tryggare tillvaro
Du kan också läsa vår bloggå: Kostnadsbesparing vid outsourcing
För hård styrning
Med företagets alltför stora krav och strikta styrning, kan outsourcingpartnerns möjligheter att utveckla och förbättra processer hämmas. För en lyckad outsourcing är det viktigt att släppa gamla roller och gå från att ha varit utförare till att bli kravställare. Detta för att ge outsourcingpartner det spelutrymme som behövs för att nyttja sin erfarenhet och expertis.
Kulturella skillnader
Syftet med outsourcing är ofta att sänka kostnaderna, öka kvaliteten och delta i automatiseringsutvecklingen. Många företag inom outsourcingbranschen har sin produktion utanför Sverige, för att på så sätt hålla ner kostnaderna, vilket kan innebära kulturella skillnader. Aspekter att ta hänsyn till:
- Organisationsstruktur och hierarki
- Oro för att göra fel
- Kommunikations skillnader
- Kultur och värderingar
Språkaspekter kan även innebära utmaningar. Vid offshoring till länder som t. ex. Indien kan arbetsspråket vara engelska. Behöver Dina anställda den engelska terminologin för att kunna ha en daglig dialog med outsourcingpartnern?
En ytterligare utmaning kan vara tidsskillnader mellan länder, ju längre bort från Sverige desto större är tidsskillnaden.
Att underskatta de kulturella skillnaderna kan resultera i irritation och "gnissel" i relationen mellan företaget och outsourcingpartnern. Det, i sin tur, skapar en bromseffekt i utvecklingen av företagets processer och minskar effektiviteten men framförallt tar det bort fokus från den gemensamma målbilden.
PLANERING
Jag har lyft fram några av de misstag och de utmaningar Du kan möta när det gäller outsourcing. Avsikten är inte avskräcka dig, utan att understryka behovet av grundlig planering samt att öka Er medvetenhet för de aspekter som kan påverka Er resa mot en lyckosam outsourcing.
