Nedskrevne rutiner crÄr Du tveksam till att starta en outsourcingprocess pga av att Era arbetsinstruktioner är bristfälligt dokumenterade? Ingen fara, jag vet av erfarenhet att detta absolut inte är något som behöver stoppa Er.

I min roll är det inte ovanligt att jag möter företag som är tveksamma till om de är redo för outsourcing då de inte har dokumenterat sina rutiner. Många påtalar en oro:

"Vi har så många unika lösningar samt att våra rutiner är eftersatta och odokumenterade. Vi har inte allt på plats och vi behöver se över detta innan vi…"

Nej, bristfälliga instruktioner behöver inte stoppa Er för att starta en outsourcingprocess

Sanningen är att många företag faktiskt inte har väl uppdaterade instruktioner. Bristfälliga, eller till och med avsaknad av, instruktioner kan medföra att själva implementeringsprojektet blir mer omfattande men samtidigt innebär det en grundlig genomgång av nuvarande rutiner samt att potentiella förbättringsområden kan identifieras och implementeras redan vid överlämningen.

Ladda ner vår guide: Vad krävs av Dig vid outsourcing av ekonomi- och  löneprocesser?

Genomgång

När avtal är signerat och vi på NORIAN påbörjar ett samarbete med en ny kund är nästa steg att gå genom kundens, eventuella, arbetsinstruktioner för att skapa en bättre förståelse för kundens nuvarande arbetssätt.

Skulle kunden sakna dokumenterade rutiner innebär detta inte ett problem för processen med att överlämna arbetsuppgifter, från kund till oss, men att projektet kan bli mer tidskrävande.

Ytterligare en del av genomgången är till för att identifiera luckor i instruktionerna och som behöver extra fokus i själva implementeringsprocessen.

Under själva implementeringsprocessen görs, tillsammans med kund, en detaljerad genomgång, där arbetsinstruktioner uppdateras och det säkerställs att all information finns dokumenterad inför flytta av arbetsuppgifter.

Den detaljerade genomgången innebär även en möjlighet att effektivisera och finslipa processerna.

Läs också: Kostnadsbesparingar vid outsourcing

Viktigt

Det finns vissa instruktioner som är mer viktiga än andra för att möjliggöra ett smidigt överlämnande till NORIAN. Exempel är ansvarsmatrisen inkluderat beloppsgränser, kravhantering för kunder, bokslutsschema och tidplan.

En välskriven instruktion skall även innehålla hur avvikelser från rutin skall hanteras. Det är inte ovanligt att avvikelser från satt rutin inte tas upp i instruktioner. Detta medför att vi vid själva genomgången, behöver lägga extra fokus på att diskutera och dokumentera dessa avvikelser.

En möjlighet!

Bristande instruktioner är inget hinder för outsourcing, utan se det som en möjlighet. I arbetet med att överlämna arbetsuppgifter till en outsourcingpartner kommer dokumentationen att säkerställas och av erfarenhet ser vi ofta hur våra kunders processer effektiviseras då "flaskhalsar och tidstjuvar" kommer upp till ytan.

New call-to-action