Att använda ett affärssystem som möter företagets behov är ett måste för varje företag.
I min roll möter jag företag som berättar att när de från början satte upp sin systemlösning anpassades den efter deras behov. Med åren som gått har företaget växt och deras behov förändrats varpå systemets funktioner inte längre matchar behoven. För att lösa det förändrade behovet har den ursprungliga systemlösningen expanderat med kompletterande system. Mellan dessa system har integrationer skapats och företaget upplever att de nu sitter i en komplex och utmanande systemlösning, som inte längre är optimal för dem utan snarare begränsar företagets möjligheter och utveckling.
Fast i en systemlösning som inte levererar?
Att företag arbetar i flera olika system för att få sin verksamhet att fungera är vanligt. Varje system har sin funktion och fungerar i sitt syfte. Men hur, och hur väl, är dessa integrerade för att kunna få fram en helhetsbild över företagets välmående och den aktuella situationen?
Här ser jag företag som bygger tekniska lösningar för att integrera sina system vilket medför att övervakning och utveckling krävs för att säkerställa att all data överförs tryggt. Dock innebär integrationer alltid en osäkerhet då det kan uppstå fel i flödet. Denna typ av fel riskerar också att bli dyra.
En annan lösning som jag stöter på då och då, förvånande nog, är att tekniska integrationer inte har satts upp utan att ”integrationen” sker med manuell kraft.
Skräddarsydda lösningar kräver specifik kunskap. Vad händer när kunskapen inte längre finns kvar, varken på företaget eller externt?
Oavsett hur er situation ser ut idag rekommenderar jag er att se över er nuvarande systemlösning. Prata med HELA verksamheten för att identifiera deras behov och inte minst deras önskemål.
Siffror för rätt beslut
Att sitta med en komplex systemlösning är en utmaning för användaren. Då tänker jag inte bara på de som arbetar på ekonomiavdelningen utan på alla i verksamheten som behöver aktuella siffror och statistik för att kunna genomföra sitt jobb.
Inom företag tas det dagligen många beslut och för att kunna ta rätt beslut krävs färska siffror. Med dagens teknik och den allt tuffare konkurrensen, snurrar allt även snabbare och snabbare. Till exempel så måste en säljare snabbt kunna ta fram statistik inför sina kundmöten.
Vem i en beslutsfattande position kan eller vill ta beslut baserat på opålitliga siffror? Ska ni som företag ha en möjlighet att överleva i längden, har ni inte råd att vänta på en manuellt framtagen rapport för att kunna ta ett korrekt och snabbt beslut.
Med ett molnbaserat affärssystem finns det alltid tillgång till aktuella siffror oavsett om den anställde är på lagret, ute hos kund eller arbetar hemifrån.
Skräddarsydd eller standard?
Visst kan man skräddarsy men systemutvecklingen går snabbt framåt och jag ser att allt fler företag väljer att gå mot en standarduppsättning. Med standardlösning får företag en tryggare och säkrare miljö samt att den tid som tidigare har lagts på att säkerställa integrationslösningar, inte längre behövs.
Systemleverantörer arbetar ständigt med att utveckla och förbättra sina system. Det finns idag ett stort utbud av moderna och molnbaserade affärssystem att tillgå på marknaden. Många av de nya systemen bygger på olika moduler vilket ger oss användare flexibilitet och möjlighet att välja den, för oss, optimala lösningen.
Med ett molnbaserat standardsystem som är utvecklat enligt bäst praxis finns det inget behov av skräddarsydda lösningar som komplicerar uppgraderingar och integrationer.
Att utgå från företagets behov är viktigt men genom att undvika skräddarsydda lösningar finns det vinning på flera plan:
- Löpande systemuppgradering av systemleverantören sker med minimal insats från er som företag.
- Ni kommer alltid ta del av den senaste versionen av systemet och systemleverantörens lösning för bäst praxis.
- Ni får tillgång till systemsupport direkt från leverantören istället för att behöva gå via en dyr konsultfirma.
Glöm inte att ni även med en standardlösning kan nyttja systemleverantörens instruktioner och att ni även slipper sätta upp specialanpassade och kostsamma utbildningar.
Med standardlösning arbetar ni alltid i den senaste versionen.
Tvingat byte
Det snabba tempot inom systemutveckling medför att äldre systemversioner inte supporteras från leverantör och att de slutligen blir obrukbara. Företag hamnar då i en situation där man tvingas till en systemuppgradering eller ett systembyte.
Vissa företag sitter fast i lösningar som försvårar genomförandet av en systemuppgradering då antalet integrationer medför en risk och även en stor kostnad.
Men har dessa företag i slutändan ett val?
Summering
Anledningarna till varför företag byter affärssystem skiljer sig åt men grundläggande är att varje företag behöver ett affärssystem som möter deras behov.
Ett otillräckligt affärssystem kan begränsa er i vardagen och även sinka ert företags tillväxt och utveckling. Idag måste alla företag arbeta smartare och effektivare, detta för att kunna fokusera på sina kunder och kärnverksamheten.
Affärssystemet är ett viktigt verktyg för företaget och jag ser det som företagets viktigaste - det vill säga, hjärtat.
Håll utkik efter vår kommande blogg där vi tar upp just detta!
