Ordspråket ”många bäckar små gör en stor å” är av stor vikt i dessa tider när vi måste ha koll på kostnaderna. För vi behöver ha koll på alla kostnader som ramlar in i resultaträkningen, stora som små, och även på företagets likviditet.
Här är ordning och reda samt planering A och O.
Ökade kostnader såsom hyra, el och andra inköpskostnader är lättare att följa men det kan finnas dolda kostnader som måste grävas fram och ett område som kan bli dyrt för företag att inte ha koll på är kostnader härrörande personalen.
En tickande bomb.
År 2023 förväntas en ovanligt hög lönerevidering slå hårt mot företagens ekonomi. Den kommer inte bara att påverkar den månatliga lönekostnaden utan den månad då lönerevision sker görs också en omräkning av semesterskulden, vilket även kan slå hårt på resultatet.
Jag hör om företag som märkt av att pandemin resulterat i att färre semesterdagar tagits ut av medarbetarna och även att nyttjandet av hemmakontor har påverkat uttagandet av semesterdagar. Så se till att era ledare noggrant säkerställer att medarbetarna rapporterar semesteruttag vid ledighet.
En kostnad som kan överraska är kostnaden för uttagen förskottssemester. Har ni medarbetare som tagit ut förskottssemester och närmar sig 5 år som anställd? Enligt Semesterlagen övergår skulden till en kostnad för företaget vid den magiska 5-års gränsen, så det är viktigt att ha koll på åren samt anställningsdatum och självklart, budgetera för kostnaden. Allt för att slippa tråkiga överraskningar!
Semesteråret – grattis det finns förhoppningsvis fortfarande tid.
Följer ni semesteråret så har era medarbetare till den sista mars 2023 att ta ut både årets och den sparade semestern. Då kan ni hinna minska antalet semesterdagar innan lönerevidering sker, förutsatt att lönerevideringen sker efter första april 2023, och därmed hålla nere den kostnadssmäll som annars kan komma med lönerevideringen.
En hög lönerevidering påverkar självklart även pensionskostnaden som tar ett rejält hopp uppåt. Säkerställ att ni har rätt personer inrapporterade och avrapporterade. Kom ihåg att det påverkar ert kassaflöde att betala för mycket.
Det är kostsamt och tidskrävande med nyanställningar.
Att ha rätt person på rätt plats är alltid viktigt men i en lågkonjunktur har du inte råd med en hög personalomsättning. Det är inte ovanligt att det tar upp till sex månader till dess att nya kollegor är riktigt produktiva, så att behålla och ha rätt person på rätt plats är extra viktigt just nu.
Har ni idag en optimerad och standardiserad process för ”onboarding” av nya kollegor? Att få nya kollegor på tåget snabbt är viktigt då inget företag har råd med produktivitetsbortfall eller att kollegorna inte efterlever företagets värderingar och strategi utan strävar mot en egen skapad målbild.
Att tillsammans sträva mot samma mål genererar större framgångar för företaget.
Onödiga kostnader och avgifter.
En annan kostnad som lätt glöms bort är licenskostnaderna och behörigheter när en medarbetare slutar eller flyttar till ett annat team. Att låta licenser ligga kvar och bli bortglömda riskerar att bli dyrt så säkerställ er process för ”off-boarding”.
Följer ert företag kalenderår och räknar med att betala kvarskatt? Om er likviditet tillåter så gör gärna en fyllnadsinbetalning innan den 13e februari i år så undviker ni onödiga avgifter och räntor.
Ser ni att 2023 inte kommer att resultera i samma vinst som tidigare så kan det även vara aktuellt att göra en preliminär inkomstdeklaration för 2023 och därmed sänka företagets preliminära skatt vilket påverkar ert kassaflöde positivt under 2023.
Kundinbetalningar som inte trillar in.
Att kunder som inte betalar fakturorna påverkar företagets kassaflöde är enkelt att förstå men alla i verksamheten är inte lika medvetna om att det i företagets resultaträkning även bokas en kostnad för de kundfakturor som befaras bli en kundförlust.
Vem som ska ta den kostnaden beror på respektive företags policy. För att få sina medarbetare att förstå att företaget inte har råd att arbeta för kunder som inte betalar så kan det dock vara en god idé att kostnaden hamnar på det kostnadsställe som tagit intäkten för fakturan. Detta brukar resultera i krafttag, av medarbetarna, för att driva in pengarna.
Vet ni vilka av era kunder som aldrig betalar i tid? Släpar de alltid ett par dagar eller ser ni varningslampor med att de inte kan betala?
Säkerställ att ni har en väl fungerande påminnelse och kravhantering. Våga kontakta kunder som inte betalar i tid. Av erfarenhet ser vi att det inte förstör relationen utan öppnar upp för ett professionellt och ärligt samarbete.
Koll på leverantörsbetalningar.
Något som kan påverka ert kassaflöde positivt är om ni har mottagit kreditfakturor från era leverantörer och som ännu inte blivit utbetalda. Gör en insats och ring in dessa fordringar för att öka er likviditet.
Något som ytterligare påverkar kassaflödet är att inte betala leverantörerna för tidigt. Säkerställ att leverantörerna fakturerar enligt de betalningsvillkor som stämmer med det som avtalats mellan er. Vi ser att det händer att leverantörer fortsätter att fakturera fakturor med betalningsvillkor som inte stämmer med avtalat villkor.
Att leverantörerna fakturerar rätt gör det dessutom lättare att planera och skapa en korrekt likviditetsbudget vilket ger er god koll på framtida kassaflöde.
Lågkonjunktur – vad är fördelarna med en outsourcing?
Flexibilititet
Med en outsourcing ges ni större möjlighet till skalbarhet, för snabbare anpassning till både uppväxling och nerdragningar, helt efter era behov.
Kostnadsoptimering
Få en förbättrad kostnadskontroll då ni lämnar personaloptimeringen till outsourcingpartnern. Ni betalar för den tid ni behöver.
Kvalitetssäkring med SLA
En outsourcing ger er också möjlighet att avtala om kvalitetsnivå och även erhålla kompensation om denna inte efterlevs.
Andra fördelar med outsourcing är att ekonomi- och löneprocessen är outsourcingpartnerns kärnverksamhet. Det innebär att de löpande prioriterar utbildning, även i en kostnadskänsligare period samt att de också kontinuerligt arbetar med effektivisering av processer.
Enligt UC, har Sverige, det senaste halvåret slagit rekord i antalet konkurser. Det högsta antalet på 10 år. För att företaget ska klara sig bra i en tuffare tid av lågkonjunktur behöver man ha koll på kostnaderna och kassaflödet. Så mitt råd är: vänta inte, utan ta kontroll!
