När ni, inom er organisation, har tagit beslut om att outsourca era ekonomi- och löneprocesser är det ett måste att hitta en partner som kan leverera det ni vill ha. Lika viktigt är det att hitta en partner som kan arbeta i samspel med er. Ett företags verksamhet och de ekonomiska processerna är nära sammanflätade och då måste outsourcingaktören ta rollen som partner, inte tredjepartsleverantör.
Oavsett om det endast gäller outsourcing av faktureringen eller om det gäller hela ekonomifunktionen, ser jag det som grundläggande att hitta rätt partner och mitt råd är att investera tid i att identifiera den partner som är rätt för er.
Följande kriterier är viktiga för att hitta rätt:
- Kvalitét
- Pris
- Leveranssäkerhet
- Teknologi
- Utveckling
- Samverkan
Låt oss se på kriterierna var för sig.
KvalitÉt
Det är viktigt att du har en uppfattning om hur du vill mäta kvalitét och även hur detta ska följas upp. Samtidigt inger det en än större trygghet om outsourcingpartnern själv har kriterier för kvalitetssäkring och för hur dessa ska mätas.
Prata med andra! En professionell outsourcingpartner har bra referenser att hänvisa till, kanske även till företag som liknar ert och som nyttjar samma ERP- eller lönesystem som ni.
För att fördjupa dig ytterligare kan du ladda ner vår guide: 
Pris
Minskade kostnader är en ofta viktig anledning till att outsourca företagets ekonomi- och löneprocesser. Outsourcing till en partner i samma land, kallad onshore, har begränsad effekt, medan en partner med resurser i länder med lägre kostnadsnivåer har goda möjligheter att minska dina kostnader.
Här är det även viktigt att överväga nearshoring kontra offshoring: Offshoring innebär att partnern har resurser i länder långt från Sverige och det är där arbetsuppgifterna utförs. Detta ska inte påverka kompetensen men fundera ändå över språk- och kulturella utmaningar och vad tidsskillnader skulle innebära för er.
Nearshoring innebär samarbete med resurser i ett land som är närmare Sverige men som samtidigt har lägre kostnader, exempelvis Litauen och Polen. Här kan du hitta partners som till och med har investerat i språkupplärning så att de har resurser som pratar flytande svenska. Samma tidszon och med god förståelse och insikt i svensk företagskultur men till en lägre kostnad jämfört med Sverige.
LEVERANSSÄKERHET
Oavsett hur bra kvalitén som levereras eller hur bra pris du har förhandlat, spelar detta ingen roll om inte din partner har förmågan att leverera i tid. Vi kallar det leveranssäkerhet, alltså förmågan att leverera. Säkerställ att din tänkta partner har tillräckligt med resurser för de överenskomna uppgifterna.
Har du ibland behov av en viss flexibilitet vid brådskande uppgifter utöver de överenskomna tjänsterna? Oförutsedda problem kommer att uppstå även om du outsourcar ekonomi- och löneprocesserna och då vill du veta att det finns en flexibilitet hos partnern för att hjälpa till.
Läs också vår guide: De vanligaste misstagen inom outsourcing
Teknologi
Har den potentiella partnern kunskap och erfarenhet av de systemlösningar ni använder? Kan de koppla upp sig mot er miljö och utföra tjänsterna i era systemlösningar? Om outsourcingpartnern hellre vill använda ett annat system kan det bli omfattande och tidskrävande att byta system. Partnern måste också kunna ställa tydliga krav angående vilka tekniska förberedelser du som kund måste göra före outsourcing vare sig de behöver tillgång till era IT-lösningar eller om ni behöver byta till de lösningar de önskar använda.
Utveckling
Upplever du att dina kollegor på ekonomi- och löneavdelningen har många idéer och förslag på innovationer och förbättringar men att de saknar tid och resurser för att genomföra sina förslag. Ett annat hinder kanske kan vara att de saknar kunskap i hur förslagen ska implementeras.
En bra partner kommer att jobba för att du ska få många förslag på förbättring. Hos oss på NORIAN arbetar vi med LEAN-metoden vilket är ett verktyg för att strukturera vårt förbättringsarbete. Våra anställda söker ständigt efter möjligheter till förbättringar och sätt dessa kan utföras på. De loggar sina idéer längs vägen, vilket medföra att vi kan utvärdera och utveckla strategier, metoder och nya lösningar som kan öka effektiviteten, högre kvalitet eller bidra till att sänka kostnaderna.
En bra partner använder sina erfarenheter för att utveckla nya och smarta metoder som du som kund kan dra nytta av.
SAMVERKAN
En tydlig process för leverans och dess genomförande är en förutsättning för ett effektivt partnerskap. Samarbetsmodellen är ett verktyg som enkelt ska genomlysa samarbetet så att det flyter smidigt på olika nivåer. Hos oss på NORIAN kallas modellen för samverkansmodellen och innefattar tre nivåer:
- Strategisk nivå
- Taktisk nivå
- Operativ nivå
Tänk ”styrning” i kontrollerade former. Du bör ha en översikt och tillräckligt god kontroll över vad som kommer att hända i alla led. Samtidigt måste du släppa tyglarna ibland, så att den nya partnern får möjlighet att bekanta sig med verksamheten och implementera sina innovationer.
Notera att inte alla rutiner och instruktioner måste vara på plats initialt i ett samarbete.
TillFÖRLit
När du gör det slutliga valet av outsourcingpartner finns det alltså, enligt mig, flera kriterier som avgör och kvalitet, pris och leveranssäkerhet är bland de främsta. Om du, över tid, vill få ut mer av partnerskapet bör du även leta efter en partner med fokus på att utveckla smartare metoder och förbättrad samt säkrare kvalitét. Det kräver här en tillit mellan er och er partner, som gör det naturligt för dig att inte drar för ”hårt i tyglarna” utan istället tillåter partnern utrymme för innovations- och utvecklingsarbete.
Har ni tilliten att göra detta, kommer ni få ni den avtalade leveransen och mer än så!
