Den sociala sidan av mig har tyckt att de senaste två åren av pandemi och hemmakontor har varit förbaskat tråkigt, dock har jag känt mig lugn i att mina kollegor har mått bra och kunnat arbeta från sina trygga hemmakontor.
Vad gör väl en vissnad blomma på kontoret så länge våra affärsmässiga flöden och processer fungerar?
Jag har också känt en trygghet i att vi haft kontroll över våra kostnader och betalningar. Detta utan att vi dagligen har behövt kontrollera postlådan eftersom våra leverantörsfakturor tas emot elektroniskt.
****
Har situationen sett likadan ut för dig eller har någon på ert företag varit tvungen att åka in till kontoret för att titta till posten var och varannan dag?
Tar ni fortfarande emot leverantörsfakturor brevledes så är det dags för förändring. Att ställa krav på sina leverantörer om att skicka fakturor elektroniskt kan kännas tufft men våga ta kontakt. Sedan många år är leverantörerna vana med frågan och de flesta system kan skicka ut fakturor via mail.
Har ni uppmärksammat att vissa leverantörer även lägger på en hög faktureringsavgift för pappersfakturor, ibland upp till 100 SEK, En totalt onödig kostnad för företaget!
Ibland handlar det bara om att bryta mönster, så ta kontakt och berätta hur ni framöver önskar ta emot leverantörsfakturan.
Tänk om det blir nya restriktioner, vore det då inte skönt att slippa kontrollera brevlådan? Ett digitalt flöde innebär dessutom att ni minskar den tidskrävande manuella posthanteringen och därmed kostnaden för företaget. Ni löper även en mindre risk vid eventuell sjukdom och kommande semesterperiod.
Som den kontrollmänniska jag är så vill jag snabbt få in fakturorna i ekonomisystemet, det ger mig kontroll över läget för både resultat och kommande betalningar. Att dagens moderna system även oftast har appar, ökar min flexibilitet att kontrollera ankommande leverantörsfakturor, när det passar mig.
Något som oroar en del är den lavinartade ökning vi har gällande bedrägeri i form av bluffakturor. Trots standardkontroller och systemkontroller är det inte alltid lätt att upptäcka bluffakturor och därför är det viktigt att verkligen säkerställa att kontroller av fakturan alltid genomförs.
Säkerställ alltid att det som fakturan avser verkligen är en vara eller tjänst som ni beställt. Att referens saknas kan vara ett varningstecken om en bluffaktura.
Leverantören är med all säkerhet även ny så därför måste den läggas upp i systemet. Har ni alltid "4-eyes" principal gällande upplägg av nya leverantörer, med en checklista över vad som skall kontrolleras? Många av bluffakturorna efterliknas idag även seriösa företags layout, så var uppmärksam på vad ni tar in i systemet.
Att den interna kontrollen och attesthierarkin fungerar är även viktigt för att säkerställa och undvika bedrägeri. Nalla aldrig på "4-eyes" principal. Fakturor ska alltid både granskas och attesteras av minst två olika personer.
En del upplever det stressande när det dyker upp betalningspåminnelser och vill snabbt reglera skulden. Men kom ihåg att alltid kontakta aktuellt företag och be om en fakturakopia så att ni får veta vad fakturan avser.
*****
Har ni tänkt på att, med en outsourcingpartner ökar antalet ögon som granskar och kontrollerar era leverantörsfakturor?
Vad finns det mer en outsourcingpartner kan hjälpa till med?
Är ni ett företag med många avtalsleverantörer så kan kontroll av avtalade styckpriser mot fakturerade styckpriser vara en arbetsuppgift som en outsourcingpartner kan utföra. Vår erfarenhet är att man som granskare är noggrann med att stämma av att mottagen volym stämmer överens med fakturan. Däremot sker inte alltid kontroll av priset.
Dagens moderna system har avtalsfunktioner för att stödja denna kontroll men sitter ni idag i ett äldre system, kan implementering av en digital medarbetare vara ett intressant alternativ.
Att kontroller utförs är viktigt för att få kontroll. Med en ökad digital hantering får du dessutom kontrollen snabbare samt att risker minimeras.
Jag ser med tillförsikt fram emot våren då vi förhoppningsvis kan återgå till kontoret. Kanske behöver vi införskaffa någon ny blomma till kontoret men mitt sociala välmående kommer garanterat att blomstra igen.
