Oavsett vilken verksamhet du bedriver förutsätter jag att ditt främsta fokus är kärnverksamheten. Att skaffa fler kunder och leverera kvalitet är viktigt för alla företag som arbetar för ytterligare tillväxt men hur man följer upp verksamheten skiljer sig brett.
I mitt arbete möter jag många företag som använder projektredovisning och för uppföljning nyttjar de olika typer av verktyg. Vissa använder separat tidsrapporteringssystem, vilket är praktiskt men förutsätter att det finns en integration mot det system som till exempel skapar kundfakturorna. Ett av de vanligaste verktygen är fortfarande Excel. Där följer företaget projektets timmar, kostnader och intäkter samt stämmer av mot budgeterade timmar. Jag har även sett vissa företag använda sig av en mappstruktur för att ha kontroll över kostnader för respektive projekt.
Att majoriteten av företag jag möter fortsatt använder Excel för att hantera delar av sin kärnverksamhet är ett faktum. Dock är Excel ett verktyg som kan kräva manuell hantering vilket riskerar att resultera i ett tidskrävande arbete samt medföra en större risk för fel.
MANUELL HANTERING OCH DUBBELARBETE
Att använda verktyg som kräver manuell handpåläggning kan få oönskade konsekvenser.
Gemensamt för dessa verktyg är att all information ofta måste hämtas manuellt och därefter även registreras manuellt igen för fakturering, löner och projektuppföljning. Det är tidskrävande uppgifter och med manuell hantering finns även risk för fel vilket ger en osäkerhet om projektets utfall samt att intäkter kan gå förlorade.
För att minska risken för manuella misstag bygger många företag manuella kontroller. Dessa kontroller tar tid och de innebär vanligtvis även ökade kostnader. Tänk dig att ha anställda som har till uppgift att kontrollera att andra i företaget har rapporterat korrekt. Är det verkligen rätt sätt att optimera kapaciteten inom företaget?
Visst är det bra att de anställda är sysselsatta men att ha den mest effektiva resursanvändningen, av de anställda, är viktigt när du vill att ditt företag ska växa.
Att manuellt flytta siffror mellan filer och system är en potentiell källa för fel samt att de siffror du har tillgång till kanske ger en felaktig bild av hur projektet fortlöper. I värsta fall kan projektets lönsamhet ligga långt från budget och den rapport du får presenterad visar sig vara helt fel.
PERSONBEROENDE LÖSNINGAR
En annan risk med att använda sig av verktyg som kräver manuell handpåläggning, som till exempel Excel, kan medföra att verktyget blir personberoende. Jag har sett fall där den person som skapat verktyget slutar sin anställning och tar med sig kunskapen om hur verktyget är uppbyggt. Kvar på företaget finns en bra rapport som inte längre kan användas.
EN BRA PROJEKTHANTERING
Har ditt företag behov av att förbättra processerna kring er projekthantering? Jag har ställt samman frågor som kan hjälpa dig att se över och värdera den projekthantering ni har idag:
- Har ni kontroll över lönsamheten i era projekt och följer projekten budget?
- Har ni alltid en bra översikt över projektens ekonomiska status?
- Fakturerar ni löpande eller efter avslutat projekt?
- Har ni kontroll på alla inköp under projektets gång?
- Kan ni säkerställa att projektets alla timmar och kostnader faktureras?
- Är det enkelt för de anställda att tidsrapportera och är det lätt för ledarna att följa upp timmarna?
- Använder ni olika system för att få rätt information och en total bild av projektet?
- Spenderar ni mycket tid på att ställa samman siffror i slutet av projektet?
- Följer projekten vanligtvis tidplanen?
- Är projektrapporteringen snabb och smidig?
Troligtvis är inte alla dessa frågor relevanta för ditt företag men de ger dig en uppfattning om situationen.
Läs också: Ert affärssystem – ett viktigt verktyg för företagets framtid
MOLNBASERADE AFFÄRSSYSTEM MED PROJEKTMODUL
Oavsett vilken form av verktyg du väljer för projektredovisning skulle jag vilja råda dig att titta närmare på de molnbaserade affärssystemen och dess projektmodul. Du kommer snabbt att uppleva att de molnbaserade affärssystemens projektmodul ger en helt annan kontroll över ditt företags olika projekt.
I molnbaserade affärssystems projektmodul kan all data registreras på ett ställe och hämtas för olika ändamål och detta när som helst. Utan den onödiga manuella hanteringen, minskar även risken för fel och med minimerat antal mellanhänder går hela processen med projektuppföljning snabbare.
Excel i all sin ära men här kommer Excel att få svårt att konkurrera.
För att sammanfatta, kan ni med ett molnbaserat affärssystem få en bättre överblick över era projekt och deras lönsamhet. Något som medför bättre förutsättningar för den tillväxt ert företag siktar mot.
