”Norian kom in väldigt tidigt i projektet. Ni besatt kompetens vi inte hade ”inhouse” på Comfort, både gällande process- och redovisningskunskap.
Med den kompetens ni har och den roll ni kom att ha i projektet, blev ni också en viktig pusselbit i projektets framgång.” beskriver Hans Spett, Logistikchef och Projektledare på Comfort.
* * * * * *
Comfort är en rikstäckande och en multidisciplinär kedja som erbjuder helhetslösningar inom VS, ventilation, kyla och el, med allt från material och installation till service och underhåll. Idag har Comfort cirka 140 etableringar runt om i Sverige.
Att vi inom Comfort-kedjan inte gör skillnad på om man är medlem, dotter eller delägare, är otroligt viktigt för oss, säger Hans.
Hans berättar vidare att det idag finns flera rikstäckande företag inom branschen men att det som gör Comfort unikt, är att de fortsatt är entreprenörsägda.
Projektet Betalningsansvar
Redan innan år 2015 började vi i Comfort-kedjan prata om processen Betalningsansvar, det vill säga att man tar ett centralt betalningsansvar över det som medlemmarna köper.
Efter hand fick vi större förståelse över fördelarna och nyttan för våra medlemmar och år 2017 kände vi att det var dags att sätta igång med projektet Betalningsansvar på allvar.
Vi förstod redan från början att vi behövde hjälp med att sätta upp den tekniskt avancerade lösningen och den automatiserade processen. Vi träffade ett antal aktörer och vi såg ganska snabbt en risk med att satsa alla kort på en samarbetspartner. En utmaning var också att lösningen och våra samarbetspartners skulle klara av våra enorma volymer.
Ett komplext projekt
Projektet Betalningsansvar är hittills det största projekt Comfort-kedjan genomfört.- Vi behövde göra om våra inköpsavtal och vi blev kund till leverantören.
- Vi behövde handla upp en försäkringslösning och försäkra bort risken ifall något av våra medlemsbolag skulle gå i konkurs.
- Vi behövde sätt upp en smart och automatiserad systemlösning.
- Vi behövde ta beslut om vi skulle hantera flödena själva eller söka en framtida outsourcingpartner.
Det var många pusselbitar som skulle falla på plats och jacka i varandra samtidigt. Allt hängde ihop och skulle fungera samt vara på plats när vi skulle köra igång, berättar Hans.
Valet föll på outsourcing av de stora volymerna
Vi tog beslut om att gå för outsourcing och med Norian fick vi en partner som kändes rätt, både rent kemi- och engagemangsmässigt. Norian kom in väldigt tidigt i projektet. Ni besatt kompetens vi inte hade ”inhouse” på Comfort, både gällande process- och redovisningskunskap. Med den kompetens ni har och den roll ni kom att ha i projektet, blev ni också en viktig pusselbit i projektets framgång, beskriver Hans.
Pausa och kvalitetssäkra
Den tekniska lösningen är sjukt komplex i sin enkelhet, beskriver Hans. Mitt i projektet så drog vi och vår systemlösningsleverantör i bromsen, vilket jag är glad för. Ibland behöver man stanna upp och tänka lite grann. Denna inbromsning resulterade i att projektet tog ett halvår längre men jag är förbaskat glad att det gjordes. Det var viktigare att det blev bra den dag vi körde igång istället för att vi skulle upptäcka någon sårbarhet i flödet, efter att vi kört igång.
Ökad kreditvärdighet hos leverantörerna
Medlemsnyttan med projektet Betalningsansvar var viktigt för Comfort men såg ni något mer värdeskapande med att centralisera era flöden?
En viktig faktor var att vi med projektet skulle bli en part till leverantören och därmed, över tid, bli mer kreditvärdig mot leverantörerna. Detta även med förhoppning att framöver kunna sänka riskpremien för leverantörerna och därmed sänka varukostnaderna.
Det centraliserade flödet med betalningsansvar ger oss även bra fakta och kunskap om våra medlemmars inköp från våra avtalsleverantörer. En positiv effekt, som vi inte tänkt på innan, är att vi kommit närmare våra medlemmar. Tidigare har vi inte varit med i själva transaktionsflödena utan affärstransaktionen har skett mellan leverantören och medlemmen. Om medlemmen har utmaningar med kassaflödet så ges vi numera möjlighet att snabbare komma in och stötta samt rådge medlemmen.
Detta hjälper oss på Comfort att fortsatt förbli, en stark kedja!
Comfort + Norian
Det var en lyckosam slump att vi träffades! Ni på Norian har varit en förutsättning för att projektet har genomförts på ett bra sätt och att vi har lyckats bygga upp både den systemlösning och de processer som vi faktiskt sitter i. Det har varit otroligt lite grus i maskineriet sen vi körde igång, säger Hans.
Såg ni risker i projektet?
Resurser och kompetens är de risker som vanligtvis hamnar högt upp i projekt hos oss. Sen var det själva komplexiteten att det var många pusselbitar som skulle passa in i varandra. Allt var tvunget att jacka i och fungera gällande avtal med leverantörerna, systemet och det arbete ni på Norian gör. Det fick inte finnas någon lucka däremellan.
En viktig pusselbit var att få med alla leverantörer på tåget. Det har självklart varit en dialog med våra leverantörer för att presentera deras vinning i att endast ha en motpart att fakturera.
Vår målbild var enkel och tydlig – alla leverantörer och medlemmar skulle ingå i det nya flödet!
För medlemmarna har det nya flödet nästan inte påverkat dem alls, vilket var viktigt för oss då vi är en kedja med starkt entreprenörskap, och det vill vi behålla, berättar Hans.
Vad är framgångsreceptet?
Hans beskriver att hans framgångsrecept för att driva denna typ av kedjegemensamma projekt är att börja sälja in och prata om nyttan i väldigt god tid i förväg, kanske redan ett år i innan, för att det ska hinna landa.
Det byggs även upp en förväntan om vad som är på gång och alla får möjlighet att ställa frågor.
Informera om nyttor och gör det i god tid! Allt för att behålla intresset!
Vilka lärdomar har ni tagit med er från projektet?
Man har en tro att det skall gå snabbar än vad det gör.
Vi hade en förhoppning om att projektet skulle rulla på snabbare och att våra avtalsleverantörer snabbt skulle vara igång men i praktiken drog det ut på tiden. Vi var tidigt igång med att skriva nya leverantörsavtal men den tekniska påkopplingen av leverantörerna drog ut på tiden. Där skulle vi ha startat tidigare!
Inom Comfort är ni vana att driva projekt. Vilka är dina bästa tips och lärdomar för ett lyckat projekt?
- Starta tidigt. Börja tidigt med införsäljning av projektets syfte och dess nytta.
- Prioritera IT. Kom ihåg att involvera IT i ett tidigt skede.
- Snabba beslut. Med en mindre organisation som hos oss på Comfort vet vi vad den andra handen gör och med rätt mandat på möten tas snabba beslut.
- Ingen frånvaro. Här hade vi tur för vi har klarat oss från sjukskrivningar av nyckelpersoner som varit med i hela projektet.
