Framtidens kontor – den flexibla arbetsplatsen

Innebär slutet på pandemin att vi skall återgå till kontoret och våra gamla vanor eller kommer hemmakontoret att leva vidare som en del av framtidens arbetsplats?

Tankarna och önskemålen är många.

En del arbetsgivare har upplevt att situationen med hemmakontor har fungerat bra. Kanske så bra att de till och med har passat på att minska kontorsytan för kostnadsbesparing. Detta medför att efter pandemin kommer alla företagets anställda inte kunna arbeta från kontoret samtidigt utan företaget måste behålla flexibiliteten med hemmakontor.

Andra företagsledare bara längtar till dess att hemmakontoret är historia och alla anställda åter fyller de tomma kontorslokalerna, där gemenskap och arbetsglädje återigen kommer att blomstra.

En attraktiv arbetsgivare

Det är en spännande tid vi står inför och jag anser att en viktig fråga att ställa är, vad vill medarbetarna? Tänk på att medarbetarna är en av företagets viktigaste tillgång och för att locka de bästa medarbetarna behöver företaget vara en attraktiv arbetsplats.

Så hur blir företaget den arbetsplats som lockar till sig nya medarbetare och som får medarbetare att vilja stanna länge?

Mitt råd är - lyssna på era medarbetare!

Vad är viktigt för medarbetarna? Hur vill de arbeta framöver? När ser de att de är mest effektiva? Detta är några av de viktiga frågor medarbetare måste få möjlighet att svara på men tänk även på att allt är föränderligt, de behov och önskemål som medarbetaren har idag behöver inte vara de samma om ett år. Så kom ihåg att följa upp frågorna årligen.

En nöjd och glad medarbetare är även en effektivare medarbetare!

Flexibilitet med oberoende arbetsplats

Med den ökade digitaliseringen suddas de fysiska gränserna ut och jag tror att framtidens arbetsplats kommer att innebära att många företag behåller flexibiliteten för de anställda att kunna arbeta utanför kontoret.

Vad innebär detta för företagets ledare? Behöver företagsledningen se över hur detta påverkar ledarskapet i organisationen? Behöver företaget uppdatera sin ledarhandbok och ge cheferna nya verktyg för att kunna säkerställa att det mer digitala arbetssättet kan fortgå utan att nalla på effektivitet, utveckling, medarbetarnas hälsa eller kamratskap?

För att kunna följa upp medarbetarna innebär det att alla mål måste vara tydliga, för alla parter. Jag sätter stor vikt vid individuella mål och att håll strukturerade och täta möten där målen gås genom med varje medarbetare. Uppföljning kan givetvis ske på distans men varför inte passa på att ta avstämningen de dagar medarbetaren är på kontoret. Det är alltid trevligt med fysiska möten.

Den anställdes hälsa

Hemmakontor är en utmaning för företagets ledare när det kommer till att säkerställa den anställdes hälsa. Visst ställer vi alla frågan - Hur mår du? Men det är sällan man får ett negativt svar eller ett svar som innefattar hela sanningen.

Det är därför viktigt för chefen att känna sina medarbetare samt att bli duktig på att läsa mellan raderna även om den anställde självklart har ett eget ansvar för att flagga om något inte känns bra.

Ett viktigt aspekt för den flexibla arbetsplats är öppenhet.

Värderingsstyrt på avstånd

Vissa delar är lättare att ta på, såsom målstyrning men att leda är så mycket mer än att bara följa upp kvantitativa mål. Hur säkerställer företaget att deras chefer har rätt kompetens och egenskaper för att även leda på distans? Många företag är idag värderingsstyrda och en viktig värderingsbärare är just cheferna i företaget. Finns det behov för företagets att se över sina värderingar och även hur värderingarna kan bibehållas och spridas när vi inte är samlade på kontoret?

Hur blir vi digitala värderingsbärare?

När den dagliga pratstunden, runt kontorets kaffemaskin, inte lägre sker tappar företaget den värdeskapande effekt som detta samtal genererar. Att detta även påverkar det sociala klimatet gör det extra viktigt att finns tid för att prata och socialisera de dagar medarbetarna är på kontoret.

Kommunikation och förtroende

En av de stora utmaningarna med framtidens arbetsplats är kommunikation. Alla trender går mot en mer digital arbetsvardag och vikten av god kommunikation blir allt mer kritisk. Bland annat är det viktigt att företag har ett tydligt ramverk för hur informationsspridning inom och utanför företaget skall ske.

Saknar medarbetarna verktyg och kunskap för att få till effektiva digitala möten? Kanske behöver företaget skapa en ny mötespolicy som även beskriver hur ett digitalt möte skall gå till?

För att ett digitalt arbetssätt och hemmakontor skall fungera väl och att det framtida kontoret skall bli ett lyckokast för alla parter är det viktigt att det finns ett förtroende mellan chefen och den anställde. En chef måste kunna lita på att den anställde själv kan reglera sin tid inom den överenskomna arbetstiden.

En föränderlig arbetsplats

Jag tror att det nya kontoret är föränderligt. För att lyckas som företag krävs det flexibilitet och lyhördhet för de anställdas önskemål. Låt medarbetarna vara en del i beslutstagandet för att säkra er plats på marknaden som en intressant och attraktivt arbetsgivare.

Prova er fram innan ni bestämmer er för hur ert företags optimala nya framtida arbetskontor skall se ut. Kom ihåg att ha en flexibel syn på vad som är optimalt idag och i framtiden.