Är du en av de som tycker att administrativt arbete skall minimeras och att din tid istället skall läggas på mer värdeskapande och utvecklande uppgifter.
Tänk att slippa lägga tid på granskning av leverantörsfakturor och istället kunna lita på en automatiserad process som säkerställs utan handpåläggning.
Om du redan vid ordertillfället kunde kontera och attestera inköpet så skulle du slippa hantera leverantörsfakturan då det smarta systemet direkt kontrollerar mot beställning, mottagen leverans och avtalade priser. Visst vore det toppen om du och dina kollegor på företaget istället kan lägga mer tid på kundvård och att utveckla er verksamhet framåt?
Låter det som en dröm?
Nej, detta är redan en verklighet men flödet är självklart beroende på vilket system ni använder.
Systemet påverkar hur optimerad en process kan bli. De flesta moderna system har idag många tjusiga finesser men jag och mina kollegor ser att dessa tyvärr inte alltid nyttjas av företag.
Orsaken till det kan vara okunskap, ovilja och kanske även rädsla inför att lära sig något nytt. Tron om att inte längre vara behövd, påverkar självklart också. En annan faktor kan vara tidsbrist, något som påverkar både möjligheten att lära sig systemet samt implementera de nya lösningarna.
Att företagets interna administration ska driva minimalt med kostnader är väl känt och därför måste processer optimeras för att bli så kostnadseffektiva som möjligt. Att just hanteringen av leverantörsfakturor ofta är ett samtalsämne på företaget är inte konstigt eftersom det är en process som kan driva väldigt mycket tid och därmed bli kostsam. Det är även en process som kan skapa irritation då den upplevs ta tid från kärnverksamheten och dess fokus på kunder och tillväxt.
Så hur kan processen optimeras?
Rätt system och eliminering av allt manuellt arbete skall stå i fokus. Tar ni fortfarande emot pappersfakturor så bör ni snarast kontakta era leverantörer för att styra om dessa till elektronisk form, allt för att minska den manuella hanteringen. Förutom att manuellt arbete är tidskrävande så ökar det även risken för fel.
Förutom ett smart system och minskade antal pappersfakturor är det viktigt att börja rätt, dvs med hur en korrekt beställningen går till. Har ert företag en inköpspolicy som ger verksamheten ett ramverk att förhålla sig till vid inköp? Med få leverantörer, som genererar stora volymer, ökar dessutom era möjligheter till att förhandla bra priser och betalningsvillkor. Dessutom minskar risken för att ni skall bli utsatta för bedrägeri.
Med tydliga riktlinjer för inköp, minimerad manuell handpåläggning samt smarta system kommer företag långt i att optimera hanteringen av sina leverantörsfakturor. Låt det dock inte sluta där, utan våga ta er an processen för betalning av leverantörsfakturan. Här kan det nämligen finnas mer att vinna och samtidigt ge er en bättre kontroll av företagets likviditet. Ingen vill betala leverantören för tidigt men självklart inte heller för sent, för då kan företaget drabbas av krav och förseningsavgifter.
Hur säkerställer ni att betalning sker på förfallodatumet? Att även arbeta proaktivt mot kravbrev och att fånga upp de attestanter som ibland dröjer med attestering är väl investerad tid. Förutom en korrekt likviditet ger rätt betalningsflöden även en bra och utvecklande relation till era leverantörer.
Det finns således vinning att göra på många områden genom att förbättra och optimera hanteringen av leverantörsfakturor. Mitt råd till er är att komma igång snarast och att även små initiativ kan ge stor effekt på processen!
