- Vi har under hela implementeringsresan uppskattat den lyhördhet och följsamhet som NORIAN har uppvisat, faktorer som har gjort att överlämningen av kunskap har skett på ett mycket bra sätt, säger Marcus Martinsson, HR-ansvarig på Rexcell Tissue & Airlaid AB, om hur kunskapsöverföringen skett till NORIAN.
I över 100 år, har man på Rexcell, drivit ett mjukpappersbruk i Skåpafors i norra Dalsland. Rexcell är ett helägt dotterbolag till Duni AB och producerar papper till produktion av bland annat dukar och servetter.
Företagets mål och vision är att vara världsledande inom mjukpappers-produktion av färgad tissue och airlaid. Som exempel är IKEAs servett "Fantastisk" gjord av färgad tissue medans servetter som känns mer som tyg är så kallad "airlaid".
VARFÖR OUTSOURCING
När Rexcell, i oktober 2019, kontaktades av NORIAN var man redan i gång med tankarna kring hur lönehantering skulle ske i framtiden, detta då den nuvarande löneadministratören planerade att snart gå i pension. Ny kontakt togs i början av 2020 då man hade ett första möte, som även resulterade i en offert.
Under det initiala mötet med NORIAN samt den efterföljande offerten fick man, från Rexcells sida, en god känsla för NORIANs tjänster samt arbetssätt dock var man i detta skede inte säker på vilken väg man skulle gå.
Efter interna diskussioner inom såväl Rexcell som på koncernnivå landade man i att en outsourcing av lönehanteringen var den, för bolaget, bästa vägen att gå.
- Att nu återta kontakten med NORIAN kändes som ett enkelt val. Ett val de inte ångrat då NORIAN hela tiden motsvarat och levt upp till de förväntningar som funnits, säger Marcus.
REXCELLs INTERNA RESAN
Marcus berättar att det fanns en stor oro i organisationen för vad som skulle hända när deras löneadministratören skulle gå i pension, det var ju hon som kände alla och kunde allt om de anställdas löner.
Så snart beslutet att outsourca var taget påbörjades därför det interna arbetet med att få en förståelse för nuvarande rutiner. Syftet var också att utifrån denna kunskap skapa den process som man, inom bolaget, önskade följa i framtiden. Att förändra beteendet, där man som anställd lätt har kunnat gå in till löneadministratören och ställa sina frågor, till att inte ha denna person i närheten, är en stor förändring.
Marcus berättar vidare att han är stolt över det arbete och den resa de gjort internt för att skapa tydliga regler och rutiner att följa. En lönehandbok är implementerad i organisationen och att det ”är helt tyst” från personalen ser han som ett gott tecken på en lyckad resa.
IMPLEMENTERING
Samtalen om överlämning påbörjades under våren och det planerades för fysiska möten, på plats hos Rexcell, för kunskapsöverföringen. Covid-19 pandemins utveckling medförde dock att man fick tänka om och planera för att överlämningen skulle ske digitalt.
Att implementeringen tvingades att ske digitalt, var man från Rexcells sida inte oroliga för. I efterhand kan man till och med säga att detta var den bästa lösningen för överlämning då det dels skapade en distans mellan parterna men samtidigt ett djup genom regelbundna möten där kunskapsöverföring varvades med avstämningsmöten. I och med den mötesstruktur som användes under överlämningen kände man på Rexcell hela tiden en trygghet i att kunskapen fördes över till NORIAN.
Marcus har under implementeringsresan uppskattat den lyhördhet och följsamhet som NORIAN har uppvisat, faktorer som har gjort att överlämningen av kunskap har skett på ett mycket bra sätt.
LÄRDOM
Att outsourca lönehanteringen har gett Rexcell en bättre förståelse för hela löneprocessen. Inför implementeringen har Rexcells fokus varit att samla in information och dokumentera den interna processen samt att sätta riktlinjer för framtida hantering. Utgångspunkt i arbetet har varit ”vad behöver NORIAN och vad behöver vi internt för att lyckas?”.
- Styrkan under implementering har varit den öppna och nära dialogen mellan partnerna. Implementationen har flutit på och man har hela tiden tittat på vad som kan göras bättre och mer effektivt, berättar Marcus.
Ytterligare komplexitet under överlämningsperioden har varit permitteringar. Den bransch Rexcell vänder sig till har påverkats hårt av pandemin vilket har gjort att man flera gånger har behövt ta snabba beslut på om produktionen ska stoppa eller köra. Förändringarna i efterfrågan har också gjort att man har ställt om viss del av produktionen till att även producera till exempel toalettpapper och papper för hygiensektor.
FÖRBÄTTRINGSARBETET
Att få in nya ögon som ser över en process är nyttigt för att kunna driva på förbättringar. Detta har man på Rexcell sett både utifrån att de internt har investerat tid på att sätta sig in i processen men också då NORIAN, med sin erfarenhet inom lön, kommit in i processen.
De anställda har fått nya rutiner att förhålla sig, chefer tydligare riktlinjer samt att man, med NORIANs process och systemkompetens, jobbar tillsammans med att minimera manuella rutiner för att kunna nyttja systemets funktionaliteter full ut.
Rexcell ser NORIAN som partner för framtida samarbete, fortsätta det redan påbörjade arbetet med att få systemet att utnyttjas till fullo.
FÖRVÄNTNINGAR
NORIAN är lyhörda och har hela tiden utgått ifrån oss som kund för att se vad de behöver agera på, fortsätter Marcus.
Implementering och kunskapsöverföringen har flutit på och man har tillsammans jobbat på att ta lärdom av alla frågeställningar som kommer upp för att kunna titta på hur man kan göra det bättre. Marcus uppskattar att det är en konstant dialog, även efter implementeringen, om hur process och system kan förbättras ytterligare.
För Rexcell är NORIAN en pragmatisk och förstående partner. Lugn, stabil och saklig. Trygghet i kommunikationen från både kontraktsansvarig till administratörer. Vi är otroligt nöjda med vårt val av partner.
TILLBAKABLICK
Tittar Marcus i backspegeln hade han önskat att man, i ett tidigare skede, hade haft en bättre förståelse för processen internt, detta hade kunnat snabba på processen att outsourca till NORIAN.
Marcus tips, till andra som ska outsourca lön, är även att sätta sig in i vilka typer av tjänste- och kollektivavtal som företaget har avtalat för att på så sätt skapa sig en djupare förståelse för löneprocessen.
FRAMTIDA PARTNERSKAP
När vi frågar Marcus om framtida mål för partnerskapet önskar han att samarbetet ska fortsätta i samma positiva anda och att man fortsätter att hjälpa varandra att optimera Rexcells processer. Rätt lön ut med minsta möjligt insatts från alla sidor.
FAKTA OM REXCELL
Rexcells pappersbruk i Skåpafors, i Dalsland, är ett av de mest avancerade mjukpappersburken i Europa för produktion av specialtissue. Första pappersmaskinen togs i bruk redan 1898 och sedan dessa har Rexcell utvecklat innovativa produkter och processer för mjukvarupappersproduktion. Företaget var först med att producera färgade servetter och även först i Europa med kommersiell airlaid-teknologi.
Rexcell är ett helägt dotterbolag till Duni AB. Duni AB är även Rexcells största kund.
- Tillverkar drygt 60 000 ton papper årligen.
- 200 anställda och en omsättning på drygt 1 miljard SEK.
- Mjukpappersproduktion av både färgad tissue och airlaid.
