När en nyanställd ska ombord är det en hel del steg i processen som ska fungera – allt ifrån att anställningskontrakt ska skrivas ut till att personen ska läggas upp i HR- och lönesystem.
Inte sällan är det också tidskritiskt och en hel del annat runt omkring som ska beställas och finnas på plats när den nyanställda gör sin första arbetsdag på företaget.
Om man tittar närmare på dom olika stegen i dessa processer, så är det ett antal arbetsmoment som utförs i en bestämd ordning. Visst vore det smidigt om personen som initierat nyanställningen bara kunde trycka på en knapp och sedan rullar allting på som ett självspelande piano?
Faktum är att det är fullt möjligt att skapa den här typen av automatiska processer med ett antal kontrollpunkter på vägen, som både frigör tid för personalen på HR och övriga inblandade. Det minskar dessutom risken för fel och sårbarheten som kan uppstå med risk för förseningar om medarbetarna inte är på plats eller hinner med vad som behöver göras på utsatt tid.
Hur går det till rent praktiskt?
Med dagens teknik går det att skapa avancerade automationer med hjälp av olika verktyg såsom robotar. Vad roboten gör är att den härmar ett mänskligt handhavande i de olika system som är inblandade. De processer som ska automatiseras kartläggs och det definieras hur roboten ska agera i olika situationer.
Det kan till exempel handla om att roboten plockar upp specifika ärenden för upplägg av nyanställd i en HR-mejlbox eller ett ärendehanteringssystem och skapar anställningskontrakt som sedan skickas ut till den anställda för elektronisk signering. Roboten bevakar sedan att kontraktet kommer tillbaka i tid och skickar ut påminnelser om det skulle behövas. När kontraktet har returnerats kan det interna arbetet påbörjas med att lägga upp personen i löne- och HR-system. Roboten kan också initiera beställningar av IT-behörigheter, telefon, dator etc. när anställningskontraktet är signerat. Den kanske rentav beställer en blomma från blomsterleverantören dagen innan personen gör sin första dag på jobbet.
Om det är en större process med ett antal delprocesser är det rimligt att man bygger in ett antal kontroll-punkter för roboten, där en mänsklig medarbetare ger ett delgodkännande eller korrigerar om någonting har förändrats under tiden.
Schemaläggning
Roboten kan schemaläggas att utföra arbetsmoment vid olika tidpunkter. Det går också att schemalägga den så att den kontinuerligt övervakar till exempel en e-postlåda eller ett ärendehanteringssystem och behandlar ärenden så snart dom kommer in. I samband med att roboten programmeras för att utföra dom olika arbetsuppgifterna bestämmer man på vilket sätt man vill att roboten ska rapportera till sina mänskliga kollegor. Det kan göras efter varje körning, när vissa steg i delprocessen har slutförts eller en samlingsrapport under slutet av dagen som några exempel.
Roboten kommer alltså att arbeta sida vid sida med sina mänskliga kollegor på HR avdelningen och som i det här exemplet också indirekt också gentemot kollegorna på andra avdelningar inom företaget.
Tycker Ni att det här låter som science fiction? Det är det inte. Tekniken finns redan på plats och är redo att börja användas av Er. Många företag är dessutom redan igång med automatiserade onboarding-processer, så det finns bra exempel för Er att ta del av om Ni vill veta mer.
