Minskade kostnader är målet för många som överväger en outsourcing av sina ekonomifunktioner. Här har jag samlat några tips om de områden där det finns mest att vinna när det gäller besparingarna och som ger varaktigt lägre kostnader. Hur mycket kostar det att outsourca sin ekonomiavdelning? Det är en viktig fråga att ställa när man överväger outsourcing. Lika viktigt är att ställa sig frågan: När är det lönsamt?
Svaret beror naturligtvis på många faktorer och är svårt att ge utan kunskap om det aktuella företaget. Å andra sidan är det lättare att påpeka de viktigaste kostnadsfaktorerna som reduceras genom outsourcing samt att uppskatta hur mycket det är möjligt att spara.
Lägre personalkostnader vid outsourcing av ekonomifunktioner
Du kommer antagligen att få de största besparingarna genom att outsourca till en partner som använder sig av nearshoring-modellen då det ofta innefattar lägre lönekostnader. Ofta innebär outsourcing också att arbetet kan utföras mer effektivt på grund av ökad specialisering och större fokus på nyttjande av automatiserade processer. Du bör också kunna minska licenskostnaderna då outsourcingföretag ofta har partneravtal med olika systemleverantörer och därmed kan få bättre priser för licenser.
En besparing på upp till 30 procent är realistisk vid outsourcing av ekonomitjänster.
Robotisering ger ökad lönsamhet
Standardiserade processer är ett viktigt element, till och med nödvändigt, i varje kostnadseffektiv ekonomiavdelning, detta både för att kunna förenkla uppgifterna och för att säkerställa kvalitet. Baserat på vår erfarenhet kan enbart processförbättringar sänka kostnaderna med upp till 20 procent och automatisering av processerna kan sänka kostnaderna ytterligare en nivå. Standardiserade processer ger även större skalbarhet och bidrar till att minska risken för företag med stora tillväxtambitioner.
Många kundservice- och supportuppgifter utförs fortfarande manuellt i vissa företag. Här finns en stor potential för automatisering av processer med hjälp av robotar, även kallat Robotics eller RPA (Robotic Process Automation).
Idag är det ofta möjligt att automatisera runt 50-70 procent av olika typer av uppgifter i en traditionell ekonomifunktion.
Med automatisering kan uppgifterna utföras dygnet runt, säkrare och med högre kvalitet än tidigare. Detta innebär att de som tidigare utförde dessa uppgifter manuellt istället kan fokusera på mer kvalificerade uppgifter som resulterar i större personlig utveckling och lägre omsättning av anställda.
Resultat: Ökad lönsamhet, bättre kvalitet på arbetet och lägre personalomsättning. Ett plus är också snabbare responstid som i sin tur kan öka kundnöjdheten.
Om Du väljer att starta upp Dina egna automatiseringsarbeten får Du märkbara startkostnader. En betydande mängd transaktioner måste automatiseras för att göra investeringen lönsam. En kvalificerad outsourcingpartner har dock fördelen att kunna använda och återanvända erfarenheter och lösningar för automatisering mellan flera kunder.
Robotisering innebär en enorm potential för att minska kostnadsbasen om Du samarbetar med en partner med rätt erfarenhet och storlek.
Ta farväl av pappersfakturor?
Tar Ditt företag fortfarande emot pappersfakturor? Att hantera pappersfakturor innebär både onödiga kostnader och avgifter. En outsourcingpartner kan hjälpa till så att leverantörsfakturor istället ankommer elektroniskt genom kommunikation och utbildning av leverantörerna. Elektroniska fakturor är viktiga för att uppnå högre automatiseringsgrad och även en värdefull förändring för att spara på vår miljö.
En ekonomiavdelning som alltid är i fas
Låter tidskrävande utredningsarbete, gamla öppna poster i balansräkningen och ”backlog” bekant? Mervärdet av att vara i fas med arbetet ska inte underskattas. Här kan en outsourcingpartner föreslå bra KPI som ger Dig en trygghet och säkerställer att arbetet sker löpande för att undvika framtida ”backlog”.
Kvalitet och efterlevnad av lagar
Betydelsen av kvalité och efterlevnaden av lagar och regler ska inte heller underskattas och med en outsourcing kommer dessa att falla ut genom ökad kvalitetssäkring och färre fel.
Avslutningsvis vågar jag påstå att Du normalt sparar cirka 30 procent av den totala kostnadsbilden med hjälp av outsourcing. Är detta en bra anledning för att betrakta outsourcing som en lösning?
