När outsourcing kommer upp på företagets agenda är det självklart många frågeställningar som väcks, det kan vara allt från arkivering till kostnaden för själva outsourcingen.
Frågorna skiljer sig dock inte nämnvärt från varandra utan är ofta oberoende av företag och bransch. I denna blogg vill jag dela med mig av mina erfarenheter och de vanligaste frågeställningarna från alla mina möten.
En av de vanligaste frågorna är om företaget behöver outsourca hela sin ekonomiprocess eller om det går att välja ut vissa delar av den. Här är mitt svar självklart att det beror på vilket behov ni har som kund. Det är ni som företag som bestämmer vilka arbetsuppgifter ni väljer att lämna över till en outsourcingpartner. Mitt råd är dock att inte glömma helhetsperspektivet, om en process hackas upp för mycket kan effektivitet gå förlorad.
Något som alltid kommer upp i möten är manuella processer. Riskerar de att bromsa eller till och med stjälpa möjligheten till en outsourcing?
Här vill jag med en gång säga att allt är möjligt! Manuella processer är inget hinder för en outsourcing utan med rätt partner öppnas möjligheter till digitalisering och effektivisering. Att minimera manuella processer innebär en ökad säkerhet för alla företag och något som gör att du kan sova tryggt på natten. Dock är min erfarenhet att det inte är ovanligt att det även saknas dokumenterade instruktioner för de manuella arbetsuppgifter, vilket kan medföra en mer tidskrävande process i överlämningsskedet.
Många av de jag möter lyfter en oro för att tappa kontrollen vid en outsourcing. Jag vågar dock påstå att med rätt samarbetspartner kommer din kontroll istället att öka. Luta dig mot avtalet och var trygg i att arbetsuppgifter utförs korrekt och i tid. Med en outsourcing kan du lägga mer av din tid på mer värdeskapande kontroller för företaget.
Många av våra kunder gillar kontroll! Och det gör vi med!
Frågan som alltid kommer – vad är prislappen? Ofta säljs utsourcing in som ”billigare” lösning men vissa jag möter är oroliga för att det i slutändan blir dyrare.
Mitt svar på prisfrågan är att kostnaden för outsourcing är helt beroende av komplexiteten av uppdraget och hur era behov ser ut.
Ju längre bort från Sverige outsourcingpartnern utför sina tjänster desto mer sjunker den avtalade prislappen men viktigt att tänka på är om avståndet skulle kunna påverka er på något annat sätt. Tidsskillnad, språk samt kulturella skillnader är faktorer som kan medför att ni behöver stärka upp med resurser på er sida, något som kan påverka er vinningen med en outsourcing.
NORIANs leverans sker på svenska eller engelska, från våra kollegor i närliggande europeiska länder. Vår erfarenhet är att våra kunders kostnader sjunker med upp till 30 %.
Men en outsourcing är ju mycket mer än bara lägre kostnader. Med rätt outsourcingpartner ökar ni er trygghet och minskar, än mer, er sårbarhet.
För mer information om outsourcing besök gärna vår hemsida norian.se.
Många kunder vill även att övertagandet ska gå snabbt när beslut om outsourcing väl har tagits. Vad innebär snabbt för ert företag?
De flesta outsourcingpartners har en väl fungerande process för övertagande men en förutsättning är att det finns personalstyrka, hos båda parter. När finns era nyckelpersoner med detaljkunskap om arbetsuppgifterna tillgängliga för överlämning?
En annan faktor som påverkar tidsaspekten är tillgången till system. Min erfarenhet är att IT-avdelningen ska vara involverad i ett tidigt skede då tillgången till system är avgörande för leverans.
Slutligen vill jag belysa vikten av att du och ditt företag är tydliga med de förväntningar ni har på outsourcingpartnern. Se outsourcingföretaget som en partner. Detta är en viktig framgångsfaktor för en lyckosam outsourcing där ett nära och bra samarbete medför att gemensamt uppsatta mål nås.
Läs även gärna vår white paper, med samma namn, där vi tar upp och utvecklar dessa frågeställningar ytterligare. "Vanliga frågor vid outsourcing av ekonomi- och lönetjänster"
