- Med NORIAN som partner har Norsk Gjenvinning uppnått bättre kvalitet och fått en effektivare hantering av ekonomi- och redovisningsprocesserna, detta med hjälp av ny teknik och tillgång till expertis som tidigare inte var tillgängligt, säger finansdirektör Paal Skoe.
Norsk Gjenvinning är en koncern som, genom många företag i Norden, hanterar ett antal olika återvinnings- och miljötjänster. När verksamheten har växt, har de samtidigt förvärvats flera olika IT-plattformar och det blev en utmaning att ha kompetens inom både SAP, Xledger, Visma och ett antal mindre system.
- De ekonomiska processerna hanterades av en intern bokföringsbyrå, organiserat som ett separat företag i koncernen. De lyckades hantera majoriteten av företagen men inte alla. Utmaningarna internt låg både i kapacitet och kompetensutveckling. Vi var tvungna att standardisera oss själva men insåg att Norsk Gjenvinning ska vara en bra avfallsleverantör och inte specialisera sig på redovisning. Därför beslutade vi att vi skulle köpa tjänster från de vars affärside är att tillhandahålla redovisning som tjänst, förklarar Skoe om motiven för att leta efter en partner för outsourcing av ekonomi och redovisning.
Kriterier för outsourcing
Processen startade 2018 och målet var att hitta en leverantör som kunde hantera den nordiska marknaden.
- Här talar vi om expertis inom olika lagar och regler, någon som kunde förbättra de ekonomiska processerna och effektivisera rutiner, säger CFO:n.
Tre leverantörer utvärderades på vägen.
- Vi letade efter en partner av en viss storlek och som kunde hantera våra utmaningar, säger Paal.
De viktigaste kriterierna var:
- expertis och erfarenhet av att arbeta i olika IT-system
- expertis inom redovisning
- bra kunskap inom lön
- kunskap om redovisningsregler för de nordiska länderna
- en välorganiserad och professionell partner och med ett långsiktigt samarbete
- pris
Valet föll på NORIAN eftersom denna aktör gav intrycket av att vara en partner som kunde se helheten och hjälpa till att öka kvaliteten.
- Pris spelade uppenbarligen en roll och NORIAN var konkurrenskraftig även här - men kvalitet och kompetens var, för oss, de viktigaste kriterierna, säger Skoe.
CFO Paal Skoe, Norsk Gjenvinning
Omfattande outsourcing
Norsk Gjenvinning ville outsourca flera processer så som:
- AR och AP
- genomföra avsättningar
- lönehantering
- hantera masterdata
- löpande bokföring och kontoavstämning varje månad
- upprätta årsredovisning etc.
Arbetsuppgifterna överfördes löpande och då det är en omfattande process med många företag, pågår överföringar av både företag och uppgifter fortfarande.
- Det här är naturligt eftersom det är en del av den omvandling vi är mitt uppe i, säger Skoe.
Norsk Gjenvinning var särskilt beroende av en samarbetspartner som kunde hantera lönetjänst.
- Vi är en komplex koncern med 1 600 anställda och många lönemodeller, berättar han.
Samarbete om planering
Den faktiska processen att flytta över den större delen av de ekonomiska arbetsuppgifterna var en omfattande process som krävde insatser från båda parter.
- NORIAN hade tillsatt en dedikerad projektledare för överflytten och vi var behövde göra detsamma. Tillsammans tog de ”lead" och utarbetade en plan för att genomföra outsourcing, säger Paal.
Detta arbete ägde rum både på våra kontor och hos specialisterna på NORIANs nearshoringkontor i Vilnius, Litauen.
Centralt i planen var att, i takt med att NORIAN blev bekant med arbetsuppgift och system, flyttades ansvaret över. Paal är överraskad över tempot.
- Det hela gick snabbt, vilket tyder på en hög kompetensnivå och ett företag med självständiga medarbetare, säger han.
Smarta metoder och minskade kostnader
Efter drygt ett års leverans, konstaterar CFO:n att NORIAN har uppfyllt förväntningarna och väl där till.
- Jag har själv behövt lägga minimalt med tid på arbetet med överlämning. Samspelet mellan deras team och våra nyckelpersoner har fungerat bra. NORIAN har varit kreativa när det gäller att förbättra processer hela vägen. Antingen kommer vi med önskemål eller så kommer de till oss med sina egna förslag. Vi har en kontinuerlig dialog om vad som kan göras annorlunda och smartare för att förbättra effektiviteten. Därför ser vi att fler och fler uppgifter kan överlämnas till partnern, till exempel att hantera månadsrapportering och utveckla RPA på våra processer, säger Skoe.
Robotic Process Automation (RPA) innebär, i kort, att rutinuppgifter automatiseras och utförs av mjukvarurobotar. NORIAN är specialiserad på automatisering genom mjukvarurobotar, robotar som medför högre kvalitet och snabbare processer.
- Detta förbättringsarbete kräver lite av oss då NORIAN själva lägger grunden. NORIAN identifierar internt förbättringar via ”LEAN”-metodik, innan vi tillsammans träffas på en workshop, för att fastställa nya metoder och rutiner som ökar kvaliteten och minskar kostnaderna, säger CFO:n.
Bättre kvalitet på factoring
Kvalitetsförbättringarna har visat synliga effekter. Norsk Gjenvinning har en stor andel factoringbolag men var inte nöjd med fakturaprocessen. Vilka betalningar hade faktiskt erhållits?
Revisorerna var inte heller nöjda med hur detta hanterades i balansräkningen. Efter det första året med NORIAN var balansen städad och tydliga rutiner etablerade. I sin årsrapport konstaterade revisorerna att kvaliteten hade ökat avsevärt.
- Revisorn ger gott beröm till NORIAN för att kvaliteten på kontona i koncernen har ökat, påpekar Paal Skoe.
Minskad bemanning
Det är oundvikligt att en omfattande outsourcing av ekonomiska funktioner får konsekvenser för de anställda hos arbetsgivaren.
- Som ett resultat av denna process lades vår interna bokföringsbyrå ner, vilket innebar att 15 anställda måste ut på arbetsmarknaden. Vi tog denna process på allvar och såg till att ge de anställda bra verktyg för att kunna återvända till arbetslivet, säger Skoe.
Nedbemanningen har fortsatt eftersom NORIAN tagit på sig fler och fler uppgifter. I praktiken arbetsbefriade vi den anställde under uppsägningstiden, så snart den anställde slutfört överföringen av sina uppgifter till NORIAN. Flera anställda fick nya jobb på kort tid, enligt CFO.
Också här, spelade NORIAN en viktig roll.
- De vara professionella i denna process. Det var vi som hanterade uppsägningarna medan det var NORIAN som samarbetade nära den personal som skulle sluta. Här såg den nya partnern till att implementeringsfasen gick bra, säger han.
Partner
Efter ett och ett halvt år av planering, implementering och drift har NORIAN tagit över ansvar för de flesta ekonomiska funktioner i den komplexa organisationen av Norsk Gjenvinning. CFO Paal Skoe sammanfattar:
- Jag upplever NORIAN mer som en partner än bara en outsourcingleverantör.
Fakta om Norsk Gjenvin0ing
Norges största leverantör av återvinning och miljötjänster, med avfallshantering, industritjänster, hushållsrenovering, massmottagning, rivning, miljöavhjälpning och sekretesshantering.
- Hanterar 1,8 miljoner ton avfall, för 44 000 kunder, årligen.
- 1 600 anställda och en omsättning på 6 miljarder NOK.
- Ca 50 anläggningar i Norge. Huvudkontor på Lysaker utanför Oslo. Verksamhet i Norge, Sverige, Danmark och Storbritannien.
- Verksam inom två marknadsområden:
- Uppströmsmarknaden: Företag, offentliga och privata hushåll som köper tjänster från Norsk Gjenvinning i Norge, Sverige, Danmark och Storbritannien.
- Nedströmsmarknad: Processindustri i Skandinavien, Europa och Asien, som köper avfallsbaserade råvaror från Norsk Gjenvinning, såsom återvunnet papper, plast, metaller och bränsle.
