Som ledare av ett mindre företag kan det vara tillräckligt tidskrävande att ta hand om kunder och försäljning samt den dagliga verksamheten. Mindre spännande rutinmässiga administrativa uppgifter rörande personal och ekonomi kan snabbt hamna längst ner på prioriteringslistan samt att de ibland kan kräva oproportionerligt mycket tid.
Många av de småföretagsledare jag möter har liknande utmaningar, att hitta balansen mellan de strategiska och verksamhetsfokuserade uppgifterna samt de krävande rutinuppgifterna inom ekonomi, IT och HR.
De mer verksamhetsnära uppgifterna är lättare att prioritera medan administrativa uppgifter såsom löner, uppföljning av fakturor mm lätt tilldelas mindre uppmärksamhet. Detta kan få negativa konsekvenser.
En småföretagsledare berättade för mig om när han var tvungen att stå till svars inför styrelsen. Styrelsen hade nyligen fått en ny investerare och det nya kapitalet var efterlängtat. Dock försvann det mesta av kapitalet på en överraskande kort tid och ledaren fick problem med att förklara för styrelsen hur kapitalet kunde ta slut så fort.
Vi återkommer till förklaringen lite senare.
SMÅFÖRETAGSLEDAREN GÖR ALLT
En återkommande utmaning bland mindre företag är bristen på kompetens gällande administrativa arbetsuppgifter. Småföretag har få medarbetare och de flesta är specialister inom sina respektive yrkesområden och ofta saknas den djupgående kunskapen inom exempelvis redovisning.
Oavsett storlek på företag, måste lagar och regler följas. Att klargöra roller, säkerställa ansvarsområden och ha kontroll över viktiga tidsfrister är centralt, även i en liten organisation.
Allt detta är uppgifter som kräver både insikt och tid men det är inte ovanligt att de nedgraderas och läggs åt sidan. Att låta saker bli liggande kan dock innebära att problem genererar en ”snöbollseffekt”. Det är inte bara moms du bör ha kontroll på utan det är viktigt att hålla alla tidsfrister till myndigheter, partners samt medarbetare.
Läs också: Koll på företagets ekonomiska situationen – en utmaning för småföretagare
KONTROLL PÅ KASSAFLÖDET
För småföretagsledaren, som inte kunde förklara vart det nya kapitalet tagit vägen, visade en genomgång av deras rutiner att problemet låg i en för platt organisation och avsaknad av en attesthierarki. Bland de cirka 20 medarbetarna hade nästan hälften befogenhet att lägga beställningar. Med en otillräcklig kontroll och obefintlig attesthierarki, fylldes lagret med mycket mer än vad behovet på marknaden indikerade. Att ledaren för företaget inte hade översyn över beställningar, leverantörsfakturor eller kundfakturor medförde att pengar blev liggande som varor på en lagerhylla.
För att överleva blev företaget tvingat att ta ett nytt lån och samtidigt togs beslut att ta hjälp av en extern partner för att få kontroll på de rutinmässiga administrativa uppgifterna. På detta sätt fick företaget kontroll över kassaflödet, roller, hierarki och tidsfrister - och likviditetens flöde blev ”friskare” inom några månader.
EXTERN SAMARBETSPARTNER
Poängen med denna artikel är att småföretag har mycket att vinna på professionell hjälp från en extern samarbetspartner. Partnern säkerställer att uppgifter inom ekonomi och lön kommer att utföras korrekt och vid rätt tidpunkt. För dig som ledare innebär det även en helt annan kontroll över de administrativa processerna och att du får en ökad detaljerad kunskap om att:
- alla kundfakturor har skickats till kund och att kund betalar fakturor i tid,
- leverantörsfakturor konteras korrekt och på rätt period samt att de betalas i tid,
- de anställda får rätt lön och att lönen utbetalas i tid,
- ni följer beslutade rutiner.
En bra samarbetspartner kan även vara behjälplig med rådgivning.
Sammanfattningsvis så kommer du, med en extern samarbetspartner, att optimera din tid på kärnverksamheten samtidigt som du får mer kontroll på de administrativa processerna.
